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La mission et les fonctions de la secrétaire assistante médico-sociale
- Le (la) secrétaire assistant(e) médico-social(e) assure, au sein des structures médicales, sociales ou médico-sociales, l’accueil des patients et des usagers, l’organisation et la planification des activités du service, la constitution et le suivi administratif des dossiers.
- Le (la) secrétaire assistant(e) médico-social(e) exerce sous l’autorité d’un médecin, d’un chef de service d’une structure médicale, sociale ou médico-sociale, dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur. Elle utilise la terminologie et les techniques relatives au secteur. Il (elle) travaille dans une équipe pluriprofessionnelle et se situe à l’interface de tous les intervenants et le public accueilli.
- Il (elle) réalise des tâches diversifiées liées au pôle ou secteur dans lequel il (elle) exerce : admissions, renseignements administratifs, saisie de comptes rendus médicaux ou opératoires, avec un degré d’autonomie et de responsabilité variable selon le contexte.
- La mission d’accueil est essentielle : la qualité relationnelle, le respect de l’éthique et de la déontologie sont primordiaux à la tenue de l’emploi. Le (la) secrétaire assistant (e) médico-social (e) évalue la demande des usagers ou des patients avec discernement, les renseigne, les conseille et les oriente en prenant en compte la dimension sociale, de façon à préparer le travail des professionnels, dans le cadre de sa délégation de responsabilités.
1. Assurer les travaux courants de secrétariat et assister une équipe
Produire des documents professionnels courants.
Rechercher et communiquer des informations.
Assurer la traçabilité et la conservation des informations.
Accueillir et orienter un visiteur et traiter les appels téléphoniques.
Assister une équipe dans la planification et l’organisation de ses activités.
2. Assurer le traitement administratif dans un service médical ou social
Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d’usagers.
Appréhender la situation de l’usager ou du patient lors de l’accueil et tout au long de sa prise en charge.
Etablir et actualiser des tableaux de suivi.
Constituer et organiser des dossiers administratifs de patients ou d’usagers.
Appréhender la situation de l’usager ou du patient lors de l’accueil et tout au long de sa prise en charge.
Etablir et actualiser des tableaux de suivi.
Travaillant dans un environnement informatisé, rompu (e) à la saisie informatique rapide, il (elle) utilise couramment les outils bureautiques et de saisie au dictaphone, les technologies de communication ainsi que des logiciels spécifiques à l’activité (plannings et gestion des rendez-vous). Il (elle) est amené (e) à utiliser de plus en plus couramment des logiciels de « reconnaissance vocale ».
Les contraintes d’horaires, le travail en équipe, le face à face avec des publics en grande difficulté (patients ou usagers), la multiplicité des tâches administratives, impliquent, de la part du (de la) secrétaire-assistant (e) médico-social (e), une grande adaptabilité aux personnes et aux situations et des qualités humaines prépondérantes.
Ayant accès à des informations confidentielles, le (la) secrétaire assistant (e) médico-social (e) est soumis (e) aux règles du secret professionnel et, dans le secteur sanitaire, exerce son métier dans le respect de la loi relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé.
Les conditions d’exercice de l’emploi varient selon la taille et la typologie des structures (publiques ou privées) dans lesquelles le (la) secrétaire assistant (e) médico-social (e) est employé (e). Dans le milieu hospitalier, il (elle) assiste une équipe (médecins, équipe soignante, cadres administratifs) et assure la gestion administrative dans le cadre d’une organisation optimisée du circuit des patients et sous l’autorité d’un ou de plusieurs responsables (travail en pôle). Dans les secteurs social et médico-social, il (elle) peut être amené (e) à participer au montage de dossiers de demandes d’aide financière et à l’élaboration de tableaux de suivi de budgets.
